A senior executive at Google varð áminntur um mögulegar afleiðingar samræðna þeirra um verðlagningu á stafrænu auglýsingum þegar hann tók eftir að söguskoðun var virk. Þessi uppgötvun vakti áhyggjur um ábyrgð þeirra í samskiptum, sérstaklega í ljósi í gangi réttarfarsbaráttu. Aðstæður þessar hafa kallað fram athygli vegna ásakana um að Google hafi reynt að fela eða útrýma mikilvægu innri samskiptum til að forðast að koma á fót rannsókn frá eftirlitsaðilum og andstæðum lögfræðilegum aðilum.
Áhyggjurnar sem tengjast sönnunargögnum í þessum samkeppnishindrunarmálum hafa leitt til þess að dómarar í mörgum sambandsdómstólum hafa lýst yfir vantrausti á umfangi áætlaðrar eyðingar Google á sönnunargögnum. Nokkrir dómarar hafa endurtekið áhyggjur af því að verulegur hluti af mikilvægum upplýsingum gæti hafa tapast vegna þessara aðferða. Lögfræðingar benda á að fyrirtæki séu skuldbundin til að varðveita innri samskipti strax um leið og þau eru meðvituð um mögulega réttarfarslega deilu.
Google er í dag með í einhvers konar málaferlum, andstætt ásökunum um einokunaraðferðir, sérstaklega á sviði stafrænnar auglýsingar og dreifingar á forritum. Dómarar sem hafa yfirumsjón með þessum málum hafa gagnrýnt Google fyrir að nota aðferðir sem miða að því að varðveita ákveðnar frásagnir, sem þeir lýstu sem vandræðalegum og ásettu. Þegar þau halda áfram að sigla í gegnum þessar réttarfarslegu hindranir koma innri stefna Google varðandi samskipti og varðveislu skjala undir mikilli skoðun, sem undirstrikar mikilvægi gegnsæis í stjórnunarferlum fyrirtækja.
Ráð til að stuðla að gegnsæi í fyrirtækjum: Að sigla í gegnum samskipti og ábyrgð
Í hraðskreiðu stafræna umhverfi dagsins í dag er árangursrík samskipti innan fyrirtækja nauðsynleg, sérstaklega fyrir tækni risur eins og Google sem standa frammi fyrir lögfræðilegum athugunum. Hér eru nokkur dýrmæt ráð, lífstílsbreytingar og áhugaverðar staðreyndir til að aðstoða einstaklinga og samtök við að stuðla að gegnsæi, ábyrgð og ábyrgu samskiptum.
1. Virkjaðu samkomulagsskrár
Ein einfaldasta leiðin til að stuðla að gegnsæi er að tryggja að öll samskiptaleiðir séu stilltar til að varðveita skráningar. Til dæmis, að nota vettvang sem sjálfkrafa skráir póstsendingar og spjall getur komið í veg fyrir tap á mikilvægum upplýsingum. Þetta verndar ekki aðeins hagsmuni fyrirtækisins þíns, heldur tryggir einnig að fylgt sé lögbundnum kröfum.
2. Örva menningu opins gagna
Hvetja þarf teymismeðlimi til að deila upplýsingum og innsýn frjálst. Þróa innri menningu þar sem spurningar eru vel komnar og opnar umræður eru venja. Þetta gegnsæi dregur úr hættu misbeitinga og undirstrikar mikilvægi heiðarlegra samskipta, sérstaklega þegar siglt er í gegnum lögfræðilegar áskoranir.
3. Innleiða reglulega þjálfun í einsleitum lögum
Bjóða þarf reglulega þjálfun fyrir starfsmenn um lög og mikilvægi þess að varðveita skjöl. Að skilja lögbundnar skyldur tengdar samskiptum og skjalageymslu getur komið í veg fyrir óviljandi mistök sem gætu leitt til verulegra afleiðinga, sérstaklega í há-upplýstum greinum.
4. Nota skýrar skjalatökur
Taka þarf upp skýrar venjur til að skrá ákvarðanir og samskipti. Þetta gæti falið í sér að taka saman lykil umræðuefni í fundum eða búa til fundargerðir sem dreift er til viðeigandi aðila. Að hafa skýrar skýrslur hjálpar til við að halda skýru frásögninni og getur einmitt þjónað sem vörn í réttarfarslegum ferlum.
5. Nýta stafræna verkfæri til samskipta
Að nýta stafræna verkfæri hönnuð fyrir fyrirtækjasamskipti getur verulega aukið ábyrgð. Verkfæri eins og Slack, Microsoft Teams, eða Asana leyfa skipulögð samtöl með innbyggðri skjalasöfnun. Vertu viss um að kynnast skráningarfærslum þeirra til að tryggja að mikilvæg samtöl séu varðveitt.
Áhugaverð staðreynd: Vissirðu að fyrirtæki eru oft lögbundin til að varðveita innri samskipti í ákveðinn tíma? Vanskil geta leitt til verulegra refsinga og neikvæðra réttarfarslegra niðurstaðna.
6. Reglulegar innri úttektir
Að framkvæma reglulegar innri úttektir á samskiptavenjum þínum getur hjálpað við að bera kennsl á veikleika og svið sem þarfnast úrbóta. Þessar úttektir geta afhjúpað hvort þú sért að varðveita nauðsynlegar upplýsingar eða hvort það séu svið sem þurfa strängri skjalageymslur.
7. Vera gegnsær við hagsmunaaðila
Samtök ættu að leitast við að vera gegnsær við hagsmunaaðila sína, þar á meðal fjárfesta og almenning. Gegnsæi getur ekki aðeins stuðlað að trausti heldur einnig dregið úr mögulegum afleiðingum frá framtíðar málaferlum eða PR kreppum, þar sem hagsmunaaðilar kunna að meta opna umferð um fyrirtækjaskipulag.
8. Hvetja til hvítflibbsstefnu
Að hvetja til hvítflibbsstefnu getur veitt starfsmönnum burð til að tilkynna óheiðarlegar aðgerðir án ótta við hefnd. Þetta stuðlar ekki aðeins að heiðarlegri menningu en einnig fellur saman við bestu venjur í fyrirtækjastjórn.
Fyrir frekari innsýn í fyrirtækjavenjur og gegnsæi, heimsækið Forbes fyrir fræðandi greinar og auðlindir.
Með því að innleiða þessar venjur, geta samtök aukið gegnsæi og ábyrgð sína, þar með talið dregið úr hættunni á skaðlegum réttarfarslegum flækjum og stuðlað að heilbrigðari fyrirtækjamenningu.